Modèle provisoire, en attente de révision juridique. Non encore en vigueur. Remplacez ce texte par votre politique révisée par un avocat avant le lancement.
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : (à définir)
Cette politique de confidentialité explique comment LoafBase recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels. LoafBase est une plateforme canadienne et bilingue à deux volets : un logiciel que les refuges et organismes de sauvetage animalier utilisent pour gérer leurs activités, et un marché public d'adoption où les gens peuvent parcourir les animaux, enregistrer des favoris et présenter une demande d'adoption. Nous prenons la protection de la vie privée au sérieux et respectons le droit canadien, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale, la Loi 25 du Québec et la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Pour les renseignements sur les adoptants, les demandeurs et les donateurs qu'un refuge consigne ou reçoit au moyen de LoafBase, le refuge est le responsable de ces renseignements et LoafBase agit à titre de mandataire, selon les instructions du refuge.
1Qui nous sommes
LoafBase est exploité par (nom de l'entité juridique), établi au Canada. Nous fournissons un logiciel de gestion de refuge et un marché public d'adoption, en français et en anglais, avec une tarification en dollars canadiens. Si vous avez des questions au sujet de votre vie privée ou de cette politique, vous pouvez nous joindre à david@loafbase.com et nous serons heureux de vous aider.
2Rôles de responsable et de mandataire
Il importe de savoir qui est responsable de quels renseignements. Lorsqu'un refuge saisit ou reçoit des renseignements personnels sur un adoptant, un demandeur ou un donateur au moyen de LoafBase, le refuge est le responsable et LoafBase est son mandataire : nous traitons ces renseignements uniquement pour exploiter le service au nom du refuge et par contrat. Pour les comptes du personnel de refuge, pour notre site Web marketing public et pour notre liste d'attente par courriel, LoafBase est le responsable et cette politique s'applique directement. Si vous êtes adoptant et souhaitez savoir comment un refuge donné utilise vos renseignements, veuillez communiquer avec ce refuge.
3Renseignements que nous recueillons
Nous ne recueillons que ce dont nous avons besoin. Organisations et comptes du personnel de refuge : les coordonnées de l'organisation ainsi que le nom, le courriel et le rôle de chaque membre du personnel. Comptes et profils d'adoptants : nom, courriel, date de naissance (utilisée uniquement pour confirmer que vous atteignez l'âge minimal d'adoption), adresse postale, numéro de téléphone, réponses au formulaire de demande d'adoption, documents téléversés, signatures électroniques sur les ententes d'adoption, animaux enregistrés et mis en favoris, et messages dans l'application. Dossiers d'animaux saisis par les refuges : antécédents médicaux et de vaccination, photos, numéros de micropuce, détails d'admission et d'issue, et placements en famille d'accueil. Dons : coordonnées des donateurs et dossiers de dons. Inscriptions à la liste d'attente par courriel : votre adresse courriel ainsi que la preuve de votre consentement au titre de la LCAP (la date et l'heure, l'adresse IP, l'agent utilisateur du navigateur, et le libellé et la version exacts du consentement que vous avez accepté). Nous conservons aussi des dossiers de notifications, des dossiers de consentement et des journaux d'accès et d'audit, et nous recueillons des données techniques limitées comme l'adresse IP et l'agent utilisateur pour assurer la sécurité du service et prévenir les abus par la limitation de débit. Pour les comptes d'adoptant, nous enregistrons également les dates auxquelles vous avez utilisé le service, afin de savoir si LoafBase demeure utile aux personnes après une adoption. Ce registre est une liste de dates rattachée à votre compte, rien de plus : il n'enregistre pas les pages que vous avez consultées, et il est supprimé lorsque vous effacez votre compte.
4Comment nous utilisons les renseignements
Nous utilisons les renseignements personnels pour fournir et maintenir le service, créer et authentifier les comptes, afficher les animaux et gérer les demandes d'adoption, envoyer des messages transactionnels (comme les mises à jour de compte, de demande et d'adoption), envoyer des messages marketing ou de liste d'attente uniquement lorsque vous avez donné un consentement exprès, géocoder les adresses postales afin d'afficher les emplacements sur une carte, prévenir la fraude et les abus, assurer la sécurité de la plateforme et respecter nos obligations légales. Les refuges utilisent aussi les renseignements qu'ils recueillent pour gérer leurs propres activités d'adoption et de sauvetage. Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins étrangères à celles décrites ici sans vous en informer.
5Fondements juridiques (LPRPDE et Loi 25 du Québec)
Nous traitons les renseignements personnels selon les fondements permis par la loi fédérale canadienne (LPRPDE) et, au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). Selon la situation, cela comprend votre consentement (par exemple, pour les courriels marketing), la nécessité d'exécuter un contrat ou de fournir un service que vous avez demandé, nos besoins opérationnels légitimes (comme la sécurité et la prévention de la fraude) et le respect des obligations légales. Lorsque le fondement est le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sous réserve des limites légales ou contractuelles.
6Consentement et LCAP
Les courriels marketing et de liste d'attente sont régis par la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), et nous ne les envoyons qu'aux personnes ayant donné un consentement exprès. Lorsque vous vous inscrivez à notre liste d'attente ou acceptez de recevoir des mises à jour, nous consignons les détails de ce consentement (date, heure, adresse IP, navigateur et le libellé exact que vous avez accepté) afin de pouvoir le respecter et le prouver. Chaque message marketing comprend un lien de désabonnement clair et fonctionnel ainsi que notre adresse postale physique, et nous donnons suite aux demandes de désabonnement rapidement. Les messages transactionnels nécessaires à l'utilisation du service, comme les réinitialisations de mot de passe et les mises à jour de demande d'adoption, ne sont pas du marketing et sont envoyés dans le cadre du service.
7Fournisseurs de services
Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs de services de confiance (mandataires) pour exploiter LoafBase, et chacun d'eux ne traite les renseignements personnels que selon nos instructions et par contrat. Supabase fournit notre base de données, l'authentification et le stockage de fichiers, hébergés dans une région canadienne pour favoriser la résidence des données. Resend assure l'envoi de nos courriels transactionnels et de nos courriels marketing consentis. Vercel héberge l'application. PostHog fournit notre analyse de produit, la surveillance des erreurs et l'enregistrement de sessions, sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Les adresses sont converties en coordonnées approximatives sur nos propres serveurs, à partir d'un jeu de données hors ligne des régions de tri d'acheminement canadiennes de GeoNames, sous licence CC BY 4.0. Quand aucun code postal canadien n'est disponible, par exemple une ville saisie dans une recherche ou l'adresse d'un refuge qui n'en comporte pas, nos serveurs demandent à un service de cartographie (Mapbox, ou Nominatim d'OpenStreetMap) de la situer. Ce service reçoit uniquement le lieu ou l'adresse, jamais votre nom, votre compte ni votre adresse IP. Les cartes de l'emplacement d'un refuge sont dessinées par Mapbox : nos serveurs demandent à Mapbox une carte des coordonnées publiées du refuge, si bien que Mapbox ne reçoit aucun renseignement vous concernant. Upstash Redis assure la limitation de débit pour prévenir les abus. Nous ne permettons pas à ces fournisseurs d'utiliser les renseignements personnels à leurs propres fins.
8Résidence des données
Nous adoptons une approche axée sur le Canada quant à l'endroit où vos renseignements résident. Notre base de données principale, l'authentification et le stockage de fichiers sont hébergés dans une région canadienne par l'intermédiaire de Supabase. Certains de nos fournisseurs de services peuvent traiter des données techniques limitées (comme l'acheminement des requêtes ou la livraison des courriels) à l'extérieur du Canada dans le cadre de l'exploitation de leurs services; le cas échéant, les renseignements demeurent protégés par contrat et par les mesures de protection décrites dans cette politique.
9Témoins et analyse
Les témoins essentiels vous connectent et sécurisent votre session. Séparément, et seulement si vous l'acceptez, nous déposons un témoin d'analyse pour PostHog afin de voir la performance du site et le parcours des personnes, y compris un enregistrement des pages visitées pendant une session. Les champs de formulaire et le texte des pages sont masqués dans ces enregistrements, donc ce que vous saisissez n'est jamais enregistré. La question vous est posée une fois, refuser se fait en un clic et est exactement aussi simple qu'accepter, et si vous refusez, rien n'est chargé du tout plutôt que simplement désactivé. Vous pouvez changer votre réponse plus tard en effaçant les témoins de ce site. Nous n'utilisons pas de témoins de publicité ni de suivi intersite et nous ne créons pas de profils publicitaires vous concernant.
10Conservation des données
Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, ou selon ce qu'exige la loi, puis nous les supprimons ou les anonymisons. Les refuges contrôlent la conservation des dossiers qu'ils saisissent, et les adoptants peuvent demander l'effacement des renseignements de leur propre compte. Certains dossiers peuvent être conservés plus longtemps lorsque la loi l'exige ou pour résoudre des différends, prévenir la fraude ou faire respecter nos ententes; la preuve de consentement pour les courriels de liste d'attente et de marketing est conservée aussi longtemps que nécessaire pour démontrer la conformité à la LCAP. Les dates d'activité d'un compte d'adoptant sont conservées tant que le compte existe, car la question à laquelle elles répondent porte sur un usage échelonné sur des années plutôt que sur des mois; elles sont supprimées lorsque le compte est effacé.
11Vos droits
Sous réserve de la loi, vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, de les faire rectifier s'ils sont inexacts, d'en demander la suppression ou l'effacement, de retirer votre consentement et, en vertu de la Loi 25 du Québec, à la portabilité des données (recevoir certains renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé). Les adoptants peuvent gérer leurs consentements et demander l'effacement directement depuis la page de confidentialité de leur compte dans l'application. Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec nous à david@loafbase.com; si un refuge est le responsable des renseignements, nous pourrions rediriger votre demande vers ce refuge ou aider à coordonner une réponse. Nous répondrons dans les délais exigés par la loi.
12Protection de la vie privée des enfants
LoafBase ne s'adresse pas aux enfants, et le marché d'adoption est destiné aux adultes. L'adoption suppose une entente exécutoire, de sorte que les adoptants doivent atteindre l'âge minimal d'adoption, et nous utilisons la date de naissance uniquement pour confirmer cette admissibilité. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants; si vous croyez qu'un enfant nous a fourni des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous à david@loafbase.com et nous prendrons les mesures appropriées pour y remédier.
13Sécurité
Nous protégeons les renseignements personnels par le chiffrement en transit et au repos, l'isolation des locataires au moyen de la sécurité au niveau des lignes afin qu'une organisation ne puisse voir les données d'une autre, des contrôles d'accès qui limitent qui peut voir quoi, et la journalisation d'audit. Aucun système ne peut être garanti parfaitement sûr, mais nous mettons tout en oeuvre pour protéger vos renseignements. Si une atteinte à la sécurité présente un risque réel de préjudice grave, nous aviserons les personnes concernées et les autorités compétentes, comme l'exigent la LPRPDE et la Loi 25.
14Nous ne vendons jamais vos renseignements
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels, et nous ne les louons ni ne les échangeons. Nous ne les communiquons pas à des tiers à leurs propres fins de marketing. Nous ne partageons les renseignements qu'avec les fournisseurs de services nécessaires à l'exploitation de LoafBase, avec le refuge qui en est responsable, ou lorsque la loi l'exige ou le permet.
15Responsable de la protection des renseignements personnels
Notre responsable de la protection des renseignements personnels est (nom), chargé de surveiller notre conformité au droit de la vie privée et de répondre à vos questions, joignable à david@loafbase.com. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, la Commission d'accès à l'information.
16Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre à mesure que le service ou la loi évolue. Lorsque nous apportons des changements importants, nous publierons la politique mise à jour ici avec une nouvelle date d'entrée en vigueur et, s'il y a lieu, nous vous en informerons directement. Veuillez revenir périodiquement pour rester au courant.